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Microsoft Access: Die 5 besten Tipps


In diesem Praxistipp finden Sie die besten Tipps, die ein effizienteres Arbeiten in Microsoft Access ermöglichen.

Microsoft Access-Tipp: Menüband ausblenden für mehr Übersicht

1. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil in der rechten oberen Ecke, um die Menüleiste auszublenden.

2. So haben Sie eine bessere Übersicht über den Inhalt der Datenbank. Mit dem gleichen Pfeil können Sie die Registerkarten wieder dauerhaft einblenden.

3. Alternativ können Sie [Strg]+[F1] drücken oder doppelt auf die Registerkarte klicken. AP_access-01_20201017.jpg














Microsoft Access: Short-Cut-Tipps

Mit Shortcuts können Sie produktiver arbeiten, wenn Sie sich den ständigen Griff zur Maus ersparen. Einige wichtige Shortcuts finden Sie hier.

• [Strg]+[N]: Mit diesem Shortcut öffnen Sie eine neue Datenbank.

• [Strg]+[O]: Diese Tastenkombination ermöglicht es,
   eine vorhandene Datenbank zu öffnen.

• [Strg]+[F]: So öffnen Sie die Registerkarte "Suchen" im Dialogfeld "Suchen und Ersetzen".

• [Strg]+[H]: Nutzen Sie diesen Shortcut, öffnet sich die Registerkarte "Ersetzen" im Dialogfeld "Suchen und Ersetzen".

• [F7]: Mit der Taste [F7] überprüfen Sie die Rechtschreibung.

• [Tab]: Via der Tabulator-Taste navigieren Sie zum nächsten Tab.

• [Alt]+[Nach-unten]: Dieser Shortcut öffnet ein Kombinationsfeld

• [Strg]+[F6]: Mit der Tastenkombination [Strg]+[F6] wechseln Sie zwischen den geöffneten Fenstern.

Mit Anlagen in Microsoft Access arbeiten


• Mit dem Felddatentyp "Anlage" können Sie Anlagen in einem Feld speichern, ähnlich wie in einer E-Mail.

• Nachdem Sie als Felddatentyp "Anlage" ausgewählt haben, geben Sie zum Beispiel als Beschriftung in den Feldeigenschaften "Cover" an.

• In dem Feld "Cover" in der Tabelle finden Sie nun eine Büroklammer. AP_access-02_20201017.jpg








• Klicken Sie doppelt auf die Büroklammer, um das Dialog-Fenster "Anlagen" zu öffnen

• Wenn Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" klicken, können sie ein Bild oder eine andere Datei anfügen.

Tipps zum Rechnen in der Microsoft Access-Tabelle

• Die sogenannten "Berechneten Felder" erlauben es Ihnen, numerische Werte direkt in der Tabelle zu berechnen.

• Sie benötigen dazu mindestens ein numerisches Feld.

• Wählen Sie in der Entwurfansicht den Felddatentyp "Berechnet" aus.

• Wählen Sie in dem nun eingeblendeten Ausdrucks-Generator die Felder aus, mit denen Sie rechnen wollen.

AP_access-03_20201017.jpg • Wollen Sie zum Beispiel zu einem Feld "Preis" die Mehrwertsteuer hinzurechnen, lautet die Formel "[Preis] * 1,19".











Fachliche Quelle: www.chip.de

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Excel-Tabelle in Access importieren - so geht's

In das MS-Datenbankprogramm Access können Sie bequem Excel-Tabellen importieren. Damit haben Sie die Möglichkeit Ihren Datenbestand außerhalb der eigentlichen Datenbank zu bearbeiten oder auch Daten, die aus externen Quellen stammen, in die Datenbank einzubinden.

Excel-Tabellen in Access einbinden

1. Bereiten Sie Ihre Excel-Tabelle vor, bevor Sie den Importvorgang starten. Entfernen Sie dazu leere Zeilen, trennen Sie verbundene Zellen und geben Sie jeder Spalte eine Überschrift. Bedenken Sie auch, dass immer nur ein Excel-Arbeitsblatt importiert werden kann. Ist die Excel-Tabelle in dieser Form bearbeitet, unterstützt Sie ein Programmassistent dabei, die Daten aus Excel in eine Access-Datenbank zu importieren. AP_access-05_20201017.jpg


2. Gehen Sie auf die Registerkarte "Externe Daten" und öffnen Sie den Importassistenten mit einem Doppelklick auf "Excel". Unter "Dateiname" wird der Pfad zur Quelldatei eingetragen – hier also der der Excel-Tabelle. Sie gelangen über "Durchsuchen" zu dem Speicherort der Tabelle auf Ihrem Rechner, um diesen auszuwählen. AP_access-05_20201017.jpg

3. Für den Import der Tabelle bietet Ihnen der Assistent drei Möglichkeiten an. Sie können die Tabelle als eigenständige Tabelle in die Datenbank importieren, die Datensätze an eine bestehende Tabelle anfügen oder eine verknüpfte Tabelle erstellen. Arbeiten Sie mit einer leeren Access-Datenbank, werden Ihnen nur die Möglichkeiten 1 und 3 angeboten. AP_access-05_20201017.jpg


4. Eine verknüpfte Tabelle ist dann sinnvoll, wenn Sie regelmäßig aktualisierte Daten über eine externe Excel-Tabelle in Ihre Access-Datenbank importieren wollen. So können Sie beispielsweise Daten von externen Mitarbeitern nutzen, ohne den den Zugang zur Datenbank freizugeben. Die Daten können dann allerding nicht mehr in Access bearbeitet werden. AP_access-05_20201017.jpg


5. Haben Sie eine Möglichkeit ausgewählt, bestätigen Sie mit "Ok". Der Import-Assistent führt Sie dann Schritt-für Schritt durch den Importvorgang. So können Sie das Arbeitsblatt aus Ihrer Excel-Datei auswählen, das importiert werden soll. Alternativ nehmen Sie Korrekturen vor, wenn Feldnamen in der Spaltenüberschrift inkompatibel sind. AP_access-05_20201017.jpg


6. Im letzten Schritt legen Sie den Namen der neuen Access-Tabelle fest und schließen den Importvorgang mit einem Klick auf "Fertig stellen" ab. Es besteht die Möglichkeit, diese Importschritte als Routine zu speichern. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie mehrere, gleich strukturierte Tabellen aus der gleichen Quelle importieren wollen. AP_access-05_20201017.jpg

Fachliche Quelle: www.chip.de

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